پیش ثبت نام در نمایشگاه بین المللی نفت،گاز،پالایش و پتروشیمی به صورت اینترنتی می باشد، کلیه علاقمندان به حضور در نمایشگاه می بایست نسبت به انجام کامل مراحل زیر (در صورت تایید پیش ثبت نام) اقدام نمایند.
پیش ثبت نام:
* ثبت نام اولیه متقاضیان محترم تنها به عنوان شناسایی شرکت ها و یا اشخاص متقاضی و برآورد میزان درخواست متقاضیان می باشد و به هیچ عنوان به معنی ثبت نام قطعی متقاضیان محترم نیست و هیچگونه تعهدی را برای ستاد برگزاری جهت حضور متقاضیان ایجاد نخواهد کرد و حق پذیرش و یا عدم پذیرش شرکت ها برای دبیرخانه محفوظ است.
* ارائه اطلاعات کامل متقاضیان و اظهار دقیق زمینه فعالیت از جمله مواردی است که می بایست متقاضیان در هنگام پیش ثبت نام در تعیین و اعلام آن دقت فرمایند. از این رو، پیش ثبت نام بر اساس خود اظهاری شرکت ها و اخذ تقاضای ریالی و ارزی از متقاضیان انجام خواهد شد. اطلاعات درافت شده بعد از پایان پیش ثبت نام ارزیابی و صحت سنجی می گردند.
* تمامی متقاضیان نمایشگاه جهت شروع ثبت نام می بایست ابتدا باید در سایت عضو شوند. جهت عضویت در سایت باید نوع عضویت خود را مشخص نمایید، عضویت به دو صورت حقیقی یا حقوقی می باشد در هر یک از دوبخش میبایست اطلاعات مورد نظر تکمیل گردد.
یادآوری: پس از پایان عملیات پیش ثبت نام (از تاریخی که متعاقبا بر روی سایت اعلام خواهد شد)، ستاد برگزاری ضمن بررسی تقاضاهای دریافتی و بر اساس دو پارامتر مرتبط بودن زمینه فعالیت متقاضی با موضوع نمایشگاه و زمان انجام پیش ثبت نام نسبت به شروع عملیات فعالسازی شرکت ها اقدام خواهد نمود.
ارسال مدارک پیش ثبت نام: زمانیکه وارد صفحه شخصی خود شدید اولین مرحله که ارسال مدارک پیش ثبت نام می باشد برای شما فعال شده است باتوجه به نوع عضویت مدارک خود را ارسال نمایید.
در صورتیکه به صورت شخص حقیقی عضو شده اید می بایست اسکن کارت ملی مدیرعامل و پروانه بهره برداری و همچنین صفحه آخر فرم قوانین و مقررات را مهر و امضا کرده و ارسال نمایید.
در صورتیکه به صورت شخص حقوقی عضو شده اید می بایست اسکن کارت اقتصادی (گواهی ارزش افزوده و یا روزنامه رسمی شرکت) و برداری و همچنین صفحه آخر فرم قوانین و مقررات را مهر و امضا کرده و ارسال نمایید.
مهندسین مشاور و پیمانکاران میتوانند به جای پروانه بهره برداری نسبت به ارسال تصویر رتبه بندی معاونت نظارت راهبردی ریاست جمهوری (سازمان مدیریت و برنامه ریزی سابق ) اقدام نمایند.
شرکت هایی که قصد تبلیغ و معرفی کالا و محصول خارجی در غرفه خود دارند، می بایست بر روی سربرگ شرکت نامه ای مبنی بر ارزی بودن ثبت نام با ذکر نام کشور مبدا محصول ارسال بفرمایند.
ارائه اصل کاتالوگ به ستاد برگزاری همزمان با ارسال مدارک پیش ثبت نام برای تمامی شرکت ها (به جز شرکت های نماینده خارجی) الزامی است.
پس از ارسال مدارک از طرف شما ایمیلی مبنی بر دریافت مدارک برای شما ارسال می گردد در این مرحله میبایست منتظر تائید مدارک ارسالی از سوی ستاد برگزاری نمایشگاه باشید.
در صورتیکه مدارک شما مشکلی نداشته باشد تائیدیه دریافت مدارک به ایمیل شما ارسال می گردد و در صورت مشکل داشتن مدارک ایمیلی مبنی بر عدم تائید مدارک ارسال می گردد و علت عدم تایید در متن ایمیل اعلام میشود که متناسب با آن میبایست نسبت به رفع مشکل مدارک اقدام نمایید.
سفارش غرفه و خدمات: پس از تائید مدارک از طرف ستاد برگزاری مرحله سفارش غرفه و خدمات فعال میگردد که در این مرحله شما می بایست نوع درخواست خود را انتخاب کرده و مراحل ثبت نام را گام به گام پیش رفته و گزینه های مربوطه را تکمیل نمایند در این مرحله سه نوع درخواست به شرح زیر می باشد:
درخواست ریالی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهای تولیدکننده، مهندسین مشاور یا پیمانکار میباشد که دارای پروانه بهره برداری و یا گرید پیمانکاری می باشند و ثبت نام ریالی آنها از طرف ستاد مورد تایید قرار گرفته است.
درخواست ارزی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهای خارجی و نمایندگی های شرکتهای خارجی و یا شرکتهایی که دارای برند خارجی می باشند.
درخواست ارزی- ریالی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهایی می باشد که بنا به تشخیص کارشناس ستاد برگزاری هم تولیدکننده داخلی و هم نماینده شرکت خارجی می باشند و یا تولید تحت لیسانس یک برند خارجی دارند.
سفارش غرفه می بایست مضربی از عدد 3 باشد. حداقل متراژ سفارش غرفه داخل سالن 12 متر مربع غرفه پیش ساخته ، 24 مترمربع غرفه خودساز و 20 مترمربع جهت فضای باز می باشد.
پس از ثبت درخواست و سفارش غرفه ایمیلی مبنی بر دریافت درخواست شما ارسال می گردد در این مرحله نیز می بایست منتظر تائید درخواستها از سوی ستاد برگزاری ظرف حداکثر دو روز کاری باشید.
غرفه های با تجهیزات شامل میز، موکت، صندلی، پارتیشن های پیش ساخته و کتیبه سردر غرفه می باشند. غرفه های بدون تجهیزات (زمین خام) مربوط به شرکت هایی است که قصد غرفه سازی با پیمانکارها دارند. غرفه های فضای باز شامل هیچگونه غرفه سازی و پارتیشن نمی باشد.
ویرایش سفارش غرفه و خدمات: در صورتیکه نیاز به ویرایش اطلاعات غرفه درخواستی باشد (از جمله تغییر در نوع غرفه سازی، متراژ و خدمات غرفه) می بایست از طریق درخواست ویرایش غرفه درخواست خود را ارسال نموده و پس از تائید توسط ستاد برگزاری می توانید نسبت به ویرایش غرفه خود اقدام نمایید. (توجه نمایید در صوتیکه درخواست ویرایش غرفه داده شود و از سوی ستاد تائید گردد کلیه اطلاعات مربوط به تعهدنامه ارزی –ریالی و همچنین مدارک تکمیلی حذف خواهد شد و می بایست مجددا نسبت به تکمیل موارد فوق الذکر اقدام نمایید.)
پرداخت هزینه و ثبت اطلاعات پرداخت: پس از تائید درخواست سفارش غرفه از سوی ستاد برگزاری مرحله ثبت اطلاعات پرداخت فعال شده که در این مرحله پس از پرداخت وجه باید اطلاعات فیش واریزی خود را در قسمت مربوطه وارد کرده و تصویر فیش واریزی را از قسمت مربوطه ارسال نمایید. حداکثر زمان جهت واریز وجه 3 روز کاری از تاریخ تایید درخواست می باشد.
در صورت پرداخت هزینه به صورت اینترنتی می بایست تصویر سند پرداختی را در قسمت ثبت اطلاعات پرداخت سایت بارگذاری نموده و کد پیگیری را به درستی ثبت نمایید برای سایر موارد درخواستی مانند کد شعبه و یا سایر موارد از 1111 استفاده نمایید.
هزینه یورویی شرکت به صورت وجه نقد در ساعت کاری مقرر (9 صبح الی 2 بعد از ظهر) در دفتر ستاد تحویل گرفته می شود. ضمنا با توجه به اینکه نمایشگاه بین المللی نسبت به دریافت یوروی کهنه، مخدوش، پاره و ... ممانعت به عمل می آورد، ستاد نسبت به دریافت اسکناس با این مشخصات معذور می باشد.
مشارکت کنندگان می بایست حتی المقدور نسبت به پرداخت هزینه غرفه به صورت 500 یورویی اقدام نمایند.
7- تعهدنامه و چک ارزی: پس از تائید پرداخت شما از سوی ستاد برگزاری در صورتیکه درخواست شما به صورت ریالی و یا ارزی- ریالی باشد مرحله دریافت تعهدنامه ارزی ریالی فعال می شود.
در این مرحله می بایست فرم تعهدنامه ارزی- ریالی را دانلود کرده و پس از مطالعه و پر کردن همراه با یک فقره چک که مشخصات آن در تعهدنامه آمده است به آدرس ستاد برگزاری حضورا تحویل و رسید دریافت گردد. (شایان ذکر است مبلغ چک معادل کل ارزش ارزی غرفه با احتساب نرخ روز ارز با استفاده از روش مندرج در صفحه دوم تعهدنامه ارزی-ریالی محاسبه می گردد.)
این چک تعهدی برای عدم انجام فعالیت ارزی و استفاده از برند، لوگو و کالای خارجی در قسمت ریالی غرفه ها می باشد و در صورت تخلف شرکت ها مبلغ جریمه از طریق این چک وصول خواهد شد.
شرکت هایی که خواستار شرکت در بخش ریالی بوده و پس از ارزیابی توسط ستاد اجرایی احتمال جریمه شدن آنها زیاد تشخیص داده شود می بایست معادل هزینه متراژ ریالی غرفه خود یوروی امانی و یا ضمانت نامه بانکی به صورت امانت در اختیار ستاد اجرایی نمایشگاه قرار دهند و در صورت عدم جریمه این شرکت ها در حین نمایشگاه مبلغ امانی پس از نمایشگاه به آنها عودت داده خواهد شد.
چک و تعهدنامه ارزی و ریالی فقط در ساعت کاری (9 صبح الی 2 بعد از ظهر) در دفتر ستاد تحویل گرفته می شود.
پس از ارسال چک تعهدنامه ارزی- ریالی مراحل ثبت نام کامل شده و ثبت نام شما قطعی می گردد.
مدارک تکمیلی: در آخرین مرحله شرکت می بایست نسبت به ارسال مدارک تکمیلی اقدام نماید.
مدارک تکمیلی شامل موارد زیر میباشد:
عنوان کتیبه غرفه ( مخصوص غرفه های با تجهیزات) حداکثر 30 کاراکتر جهت هر کتیبه فارسی و انگلیسی – صرفا نام شرکت
اطلاعات و اسامی جهت صدور کارت شناسایی مشارکت کنندگان (تصاویر افراد به صورت 4*3 عمودی، جهت آقایان بدون کراوات و خانم ها با حجاب کامل)
تکمیل و ارسال فرم حراست (صفحه دوم فرم حراست را مهر و امضا نموده و ارسال نمایید.)
درج اطلاعات در دایرکتوری، سی دی و سایت اختصاصی نمایشگاه (اطلاعات فارسی و انگلیسی شرکت می باشد. درج تمامی اطلاعات الزامی بوده و در صورت خالی بودن هر مورد خط تیره درج گردد. مدت زمان این بخش 5 دقیقه می باشد. شرکت ها می بایست قبل از اقدام به تکمیل اطلاعات را آماده نمایند.)
اخذ مجوز غرفه سازی: انجام مراحل مربوط به اخذ مجوز غرفه سازی با توجه به فرم های موجود در سایت و در بازه زمانی اعلام شده ( مربوط به شرکت هایی که غرفه سازی دارند.) غرفه ساز می بایست از غرفه سازان مجاز نمایشگاه انتخاب گردد.
- هزینه هاي ناشي از وارد آوردن خسارت در موقع خروج يا ورود كالا، برپا كردن غرفه، برچيدن غرفه كه از سوي شركت سهامي نمايشگاههاي بينالمللي تهران به ستاد برگزاري گزارش گردد، به عهده شركت كننده بوده و ميبايست تمام و كمال پرداخت گردد.
- مشاركت كنندگان داخلي مجاز به نمايش كالا و محصولات خارجي يا استفاده از پوستر و نام شركت خارجي نميباشند. در صورت عدم رعايت اين نكته، شركت كننده ملزم به پرداخت اجاره بها غرفه به صورت ارزي بر اساس تعرفه شركت كنندگان خارجي خواهد بود. در این راستا کلیه متقاضیان حضور در بخش ریالی نمایشگاه می بایست علاوه بر مدارک ارسالی نسبت به تکمیل فرم تعهدنامه ارزی- ریالی و تودیع چک به میزان کل ارزش ارزی غرفه نزد ستاد برگزاری اقدام نمایند. بدیهی است ستاد برگزاری از ثبت نام شرکت هایی که نسبت به تکمیل فرم تعهدنامه و تودیع چک تضمین ارزی- ریالی اقدام ننمایند معذور می باشد. نرخ تسعیر ارز با هماهنگی بخش مالی ستاد بر اساس نرخ روز ثبت نام خواهد بود.
- چنانچه بنا به هر دليلي كميته ارزي- ريالي شركت سهامي نمايشگاههاي بينالمللي فضاي نمايشگاهي در اختيار شركت كننده را ارزي تشخيص دهد مشاركت كننده بايد تمامي هزينهها را تمام و كمال بر اساس تعرفه هاي ارزي حداکثر تا 24 ساعت پس از ابلاغ کتبی ستاد برگزاری به مشارکتکننده، پرداخت نمايد. در صورت جریمه شدن هزینه ریالی پرداختی ضبط و کلیه هزینه ها می بایست بر اساس تعرفه های ارزی پرداخت گردد.
- با توجه به محدوديت هاي سالن ها از جهت انطباق با درخواست كليه شركت كنندگان، کلیه حقوق مربوطه به جانمایی و واگذاری فضاهای نمایشگاهی شرکت ها منحصراً در اختیار ستاد برگزاری بوده و متقاضیان با امضا این مدرک هرگونه حقی را در این خصوص از خود سلب نموده و حق هیچگونه اعتراضی در این خصوص نخواهند داشت.
- با توجه به مشخصات فنی سالن ها و نقشههای جانمایی، ستاد برگزاری مجاز به افزایش یا کاهش متراژ تا سقف 12 مترمربع میباشد بدیهی است در صورت افزایش متراژ، مشارکت کننده موظف به پرداخت وجه مازاد و در صورت کاهش متراژ، ستاد برگزاری نسبت به عودت وجه متقاضی پس از پایان نمایشگاه اقدام خواهد نمود.
- با توجه به اینکه مسئولیت کامل جانمایی بر عهده ستاد برگزاری می باشد عدم قرارگیری در جای مناسب دلیل موجهی جهت عدم حضور یا فسخ درخواست نمی باشد بدیهی است ستاد صرفاً مطابق جدول صفحه ده به درخواست های کتبی در خصوص انصراف از حضور رسیدگی خواهد نمود.
- چنانچه شركت كننده تصميم به فسخ قرارداد و عدم شركت در نمايشگاه را داشته باشد طبق مقررات مندرج در صفحه ده همين قوانين و مقررات اقدام خواهد شد و مشاركت كننده حق هيچ گونه اعتراضي را ندارد.
-کلیه حقوق مربوطه به جانمایی و واگذاری فضاهای نمایشگاهی کاملا در اختیار ستاد برگزاری می باشد و مشارکت کنندگان حق هیچگونه اعتراضی در این خصوص نخواهند داشت.
- شركت كنندهاي كه تمايل به داشتن فضاي خام براي غرفه سازي دارد ميبايست تضامين ساخت غرفه، حسن انجام كار، تخليه به موقع را طبق جدول مندرج در صفحه چهار قوانين و مقررات پرداخت نمايند. كه در صورت بروز هرگونه خسارت از سوي مشاركت كننده، هزينه مربوطه از ضمانت سپرده شده كسر خواهد گرديد.
- معرفی پیمانکار به صورت کتبی و اخذ مجوزات لازم جهت ساخت غرفه از ستاد برگزاری حداکثر تا تاریخ 1404/02/10 می باشد. بدیهی است به ازاء هر روز تأخیر در اخذ مجوزات لازم مبلغ 80/000/000 ريال جریمه تأخیر به شرکت مربوطه تعلق خواهد گرفت و این جرائم از محل تضامین دریافتی کسر خواهد شد.